Defter-i Kebir, hesap planında bulunan bütün ana hesapların dökümünü içeren defterdir. Bu defterin elektronik ortamda oluşturulması için Logo e-Defter uygulaması kullanılır.
Bu uygulama kullanılarak “Ekle” seçeneği ile açılan Defter-i Kebir formundaki alanlar şunlardır:
Kontrol Numarası: Defter-i Kebir defterinin dosya numarasıdır. Bu değer ardışık olarak üretilir. “YEV20120001” ilk numaradır. Daha sonraki e-defter dosyalarında son 4 karakter ardışık olarak arttırılır. Ör: “YEV20120002“ “YEV20120003”. Aynı kontrol numarasına sahip birden fazla kayıt olamaz.
Oluşturma Tarihi: Dosyanın oluşturulduğu tarih bilgisidir. Öndeğer olarak sistem tarihi gelir; istenirse değiştirilir.
Ay / Yıl: Dosyanın oluşturulduğu dönem bilgisidir. Öndeğer olarak sistem tarihi gelir; istenirse değiştirilir.
Açıklama: Dosyayla ilgili her türlü detay bilginin girilebildiği alandır. Defter-i kebir eklendiğinde açıklama alanı dolu olarak gelir. Tarih, firma unvanı ve defter türü bilgilerini içerir. Defter giriş penceresinde ay, yıl ve bitiş tarihi değiştirildiğinde açıklama otomatik olarak güncellenir. Açıklama alanındaki bilgiler değiştirilebilir veya silinebilir; fakat kullanıcının açıklama alanındaki bilgileri silmesi halinde, dosya oluşturma esnasında alan otomatik olarak tekrar doldurulur ve XML’e dolu olarak gönderilir.
Durumu: Dosya durumunun belirtildiği alandır. Dosya işlem gördükçe bu alan güncellenir. Durum seçenekleri şunlardır:
- İşlem Yapılmadı
- Dosya Oluşturuldu
- Dosya İmzalandı
- Berat Oluşturuldu
- Berat İmzalandı
- GİB’e gönderildi
- Onaylı Berat İndirildi
Rapor Başlangıç Tarihi / Bitiş Tarihi: Defterin hangi tarih aralığında alınacağı bu alanlardan kaydedilir.
Şubeli Defter: (İşyeri bazında oluşturulan defterler için) SYS / İşyeri tanımlarında aynı vergi kimlik numarasına ait işyerleri tek bir şube altında gruplanır. e-Defter bu grup bazında oluşturulur ve beyan edilir. Şubeli e-defterlerde Vergi Kimlik Numarası ve Şube Numarası bu bölümde girilir. Bu durumda şubeye bağlı işyerleri alt kısımdaki İşyeri alanında otomatik olarak listelenir.
İşyeri / Bölüm: Rapor için gerekli olan işyeri ve bölüm bilgisidir. Hangi işyeri ve/veya bölüme ait Defter-i Kebirin alınacağı bu alanlardan belirtilir.
Firma Telefonu: Dosyada yer alacak firma telefon numarasının girildiği alandır. “Türü” alanından telefonun ait olduğu birim seçilir. Tür alanı seçenekleri şunlardır:
- Muhasebeci
- Denetim Birimi
- Direkt Numara
- Fax
- Yatırımcı İlişkileri
- Merkez (Öndeğer)
- Telefon Santrali
- Diğer
SMM/SMMM/YMM Telefonu: Dosyada yer alacak mali müşavir telefon numarasının girildiği alandır. “Türü” alanından telefonun ait olduğu birim seçilir.
Tür alanı seçenekleri şunlardır:
- Muhasebeci
- Denetim Birimi
- Direkt Numara
- Fax
- Yatırımcı İlişkileri
- Merkez (Öndeğer)
- Telefon Santrali
- Diğer
Maksimum Dosya Boyutu: Defter-i kebir dosya boyutunun kullanıcı tarafından belirtildiği alandır. Dosya boyutu kullanılan işletim sisteme bağlı olarak değişkenlik gösterir. 32 bit işletim sistemi kullananlar 1-100 mb arasında; 64 bit işletim sistemi kullananlar ise 1-200 mb arasında değer girebilir.
Büyük defter boyutu yevmiye defterinde belirlenen dosya boyutuna göre belirlenir. Yevmiye defterinde verilen dosya boyutunun dışına çıkılamaz. Böylelikle büyük defter ile yevmiye defterinin dosya sayısı, kontrol numarası ve parça numarası aynı olur.
Kontroller:
- Büyük defterde toplam borç ve alacak tutarları eşit değilse, defter oluşturulmaz.
- Büyük defter toplamları yevmiye defteri toplamları ile eşit değilse de büyük defter oluşturulamaz.
- Büyük defterde ilk ve/veya son yevmiye madde numaraları yevmiye defterindekiler ile aynı değilse büyük defter oluşturulamaz.
- Büyük defterde ilk ve/veya son satır numaraları yevmiye defterindekiler ile aynı değilse BÜYÜK defter oluşturulamaz.
- Defter-i Kebir için dosya oluşturulduğunda, ilgili aya ait yeni mahsup fişi eklenemez, ilgili ayın muhasebe fişleri değiştirilemez ve silinemez.
