Vergi Usul Kanunu Tebiliği'ne göre istenilen verilerin elektronik ortamda saklanması ile ilgili tüm işlemler için Ana Kayıtlar bölümünde Muhasebe altında bulunan Kayıt Saklama seçeneği kullanılır.
Kayıt saklama listesinde "Ekle" seçeneği kullanılarak, alış, satış ve envanter işlemleri için oluşturulmuş tüm kayıtlar muhasebeleştirildikleri ve yevmiye numaralarının verildiği tarih aralığında listelenir.
Kayıt saklama listesinde hangi kayıtların Excel dosyasının oluşturulduğu izlenebilir. Kayıt saklama bilgileri kaydedildikten sonra ilgili kaydın hemen altında beliren "+", kayıt için Excel dosyasının oluşturulduğu anlamına gelir.
Kayıt Saklama Bilgileri
Kayıt saklama listesinde "Ekle" seçeneği kullanıldığında, kayıt bilgilerinin girildiği ekran görüntülenir. Bu ekrandan
- Satış kayıtları
- Alış kayıtları
- Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları
- İthalat kayıtları
- İhracat kayıtları
- Üretim kayıtları
için bilgi girişi yapılır.
Başlangıç Tarihi / Bitiş Tarihi: Kayıt saklama işlemi, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadır; yevmiye numarası atılmış tüm kayıtların aynı tarih aralığında saklanması mecburidir. Bu tarih aralığı Kayıt Saklama Bilgileri penceresinde üst kısımda yer alan Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi alanlarından kaydedilir.
Veri Al: Kayıt Saklama Bilgileri ekranında sol alt köşede bulunan ve ya kayıtlar listesinde F9 / sağ fare düğmesi menüsünde bulunan "Veri Al" seçeneği kullanıldığında yevmiye numarası atılmış tüm kayıtlar satır bazında listelenir. Örneğin, Alış Kayıtları listesinde "Veri Al" seçeneği kullanıldığında yevmiye numarası atılmış tüm satınalma faturalarının tüm satırları listelenecektir.
Tüm Verileri Al: Kayıt Saklama Bilgileri ekranının alt kısmında bulunan "Tüm Veri Al" seçeneği kullanıldığında tüm kayıt türlerine ait tüm satırlar toplu olarak aynı anda listelenecektir.
Excel Oluştur: Kayıtların Excel dosya formatında kaydedilmesi için ekranın altı kısmındaki "Excel Oluştur" seçeneği kullanılır.
Oluşturulan Excel dosyası Muhasebe Çalışma Bilgileri'nde Kayıt Saklama Kataloğu satırında belirtilen kataloğa kaydedilir. Katalog belirtilmediği takdirde program kullanıcıyı uyarır.Tüm Excel Oluştur: Tüm kayıtlar için toplu olarak Excel dosyası oluşturmak için kullanılır. Oluşturulan Excel dosyaları Muhasebe Çalışma Bilgileri'nde Kayıt Saklama Kataloğu satırında belirtilen kataloğa kaydedilir. Katalog belirtilmediği takdirde program kullanıcıyı uyarır.
Alış ve Satış Kayıtlarına ait Bilgiler:
Temin edilen / satılan mal veya hizmetler dolayısıyla (iadeler dahil) alınan / düzenlenen fatura ve fatura yerine geçen belgelere ilişkin oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilir:
Yevmiye Numarası: Faturaya ait mahsup fişinin yevmiye numarası listelenir.
Yevmiye Tarihi: Faturaya ait mahsup fişinin tarihi listelenir.
Satınalma / Satış Fatura Sıra No: Faturaya ait belge numarası listelenir.
Satınalma / Satış Fatura Tarihi: Faturanın tarihi listelenir.
Satıcının / Alıcının Adı / Soyadı: Faturada seçilen cari hesabın kodu listelenir.
Satıcı / Alıcı Unvanı: Faturada seçilen cari hesabın unvanı listelenir.
Satıcının / Alıcının Vergi Kimlik No. / TC Kimlik No: Faturada seçilen cari hesap kartının VKNO veya TCKNO değeri listelenir. (Cari hesap kartının içerisinde yer alan Ticari Bilgiler tabındaki Şahıs Şirketi işaretli olduğunda TCKNO değeri getirilir; işaretli değilse VKNO değeri getirilir)
Malzeme / Hizmet Türü: Faturada listelenen malzeme türü listelenir.
Malzeme / Hizmet Kodu: Faturada seçilen malzeme veya hizmet kartının kodu listelenir.
Malzeme / Hizmet Açıklaması: Faturada seçilen malzeme veya hizmet kartının açıklaması listelenir.
Malzeme / Hizmet Miktarı: Faturada seçilen malzeme veya hizmet satırındaki miktar değeri listelenir.
Malzeme / Hizmet Birim Kodu: Faturada seçilen malzeme veya hizmet satırındaki birim kodu değeri listelenir.
Malzeme / Hizmet Birim Fiyat: Faturada seçilen malzeme veya hizmet satırındaki birim fiyat kolonu değeri listelenir.
Malzeme / Hizmet Satır Tutarı: Faturada seçilen malzeme veya hizmet satırındaki tutar değeri listelenir.
Malzeme / Hizmet Satırı KDV Tutarı: Faturada seçilen malzeme veya hizmet satırındaki KDV tutar değeri listelenir.
Satınalma / Satış Faturası Toplamı: Faturanın net değeri listelenir.
Satınalma / Satış Faturası Ödeme Şekli: Fatura detay satırındaki ödeme tipi değeri listelenir. ("İşlem Yapılmayacak" seçili ise değer gelmez, kasadan kesilen faturalar için "Nakit" değeri; bankadan kesilen hizmet faturaları için "Banka" değeri gelir)
Satış Faturası İndirim Tutarı: Satış faturasının satıra uygulanan indirim değeri listelenir.
Satış Faturası Masraf Tutarı: Satış faturasının satıra uygulanan masraf değeri listelenir.
"Veri Al" seçeneği kullanılarak, muhasebeleşmiş alış ve satış fatura satırlarına ait tüm bu bilgiler Kayıt Saklama Bilgileri ekranı / "Alış Kayıtları" ve "Satış Kayıtları" sayfalarında listelenir.
Alış / Satış Kayıtları sekmesindeki fatura satırları aşağıdaki faturalardan oluşur:
Satınalma / satış faturaları listesinden kesilen,
- Satınalma Faturası
- Alınan Hizmet Faturası
- Satınalma İade Faturası
- Satınalma Fiyat Farkı Faturası
- Müstahsil Makbuzu
- Kur Farkı Faturası
- Parkende Satış Faturası
- Toptan Satış Faturası
- Parkende Satış İade Faturası
- Toptan Satış İade Faturası
- Verilen Hizmet Faturası
- Satış Fiyat Farkı Faturası
- Kur Farkı Faturası
Kasa işlemlerinden kesilen,
- Satınalma Faturası
- Alınan Hizmet Faturası
- Satınalma İade Faturası
- Müstahsil Makbuzu
- Perakende Satış İade Faturası
- Toptan Satış İade Faturası
- Perakende Satış Faturası
- Toptan Satış Faturası
- Verilen Hizmet Faturası
Banka fişlerinden kesilen,
- Banka Alınan Hizmet Faturası
- Banka Verilen Hizmet Faturası
Envanter Kayıtlarına ait Bilgiler:
Dönem başı ve dönem sonu mal (ilk madde malzeme, yarı mamul, mamul, ara girdi ve ticari mal) mevcutlarına ilişkin kayıtların, her bir mal cinsi ile ilgili olmak üzere asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilir:
1. Dönem Başlangıç Envanter Kayıtları
Dönem Başı Tarihi: Kayıt saklama başlangıç tarihinde belirtilen değer listelenir.
Malzeme Kodu: Malzemenin malzeme browserındaki türü listelenir.
Malzeme Açıklaması: Malzemenin kodu listelenir.
Malzeme Birim Kodu: Malzemenin açıklaması listelenir.
Dönem Başı Malzeme Miktarı: Malzemenin başlangıç tarihinde elde olan miktar değeri listelenir.
Malzeme Maliyeti: Malzemenin maliyeti ya da alım faturası ise birim fiyatı listelenir.
Toplam Tutar: Malzeme Miktarı * Malzeme Maliyeti
Üretim Emri Tamamlanma Yüzdesi: Yarı mamullerin üretim emri tamamlanma yüzdesi
Malzeme Kodu: Malzemenin malzeme browserındaki türü listelenir.
Malzeme Açıklaması: Malzemenin kodu listelenir.
Malzeme Birim Kodu: Malzemenin açıklaması listelenir.
Dönem Başı Malzeme Miktarı: Malzemenin başlangıç tarihinde elde olan miktar değeri listelenir.
Malzeme Maliyeti: Malzemenin maliyeti ya da alım faturası ise birim fiyatı listelenir.
Toplam Tutar: Malzeme Miktarı * Malzeme Maliyeti
Üretim Emri Tamamlanma Yüzdesi: Yarı mamullerin üretim emri tamamlanma yüzdesi
"Veri Al" seçeneği kullanılarak, ilgili dönem başı tarihindeki tüm envanter kayıtları yukarıdaki bilgiler dahilinde listelenir.
2. Dönem Sonu Envanter Kayıtları
Dönem Sonu Tarihi: Kayıt saklama bitiş tarihinde belirtilen değer listelenir.
Malzeme Kodu: Malzemenin malzeme browserındaki türü listelenir.
Malzeme Açıklaması: Malzemenin kodu listelenir.
Malzeme Birim Kodu: Malzemenin açıklaması listelenir.
Dönem Sonu Malzeme Miktarı: Malzemenin bitiş tarihinde elde olan miktar değeri listelenir.
Malzeme Maliyeti: Malzemenin maliyeti ya da alım faturası ise birim fiyatı listelenir.
Toplam Tutar: Malzeme Miktarı * Malzeme Maliyeti
Üretim Emri Tamamlanma Yüzdesi: Yarı mamullerin üretim emri tamamlanma yüzdesi
Malzeme Kodu: Malzemenin malzeme browserındaki türü listelenir.
Malzeme Açıklaması: Malzemenin kodu listelenir.
Malzeme Birim Kodu: Malzemenin açıklaması listelenir.
Dönem Sonu Malzeme Miktarı: Malzemenin bitiş tarihinde elde olan miktar değeri listelenir.
Malzeme Maliyeti: Malzemenin maliyeti ya da alım faturası ise birim fiyatı listelenir.
Toplam Tutar: Malzeme Miktarı * Malzeme Maliyeti
Üretim Emri Tamamlanma Yüzdesi: Yarı mamullerin üretim emri tamamlanma yüzdesi
"Veri Al" seçeneği kullanılarak, ilgili dönem sonu tarihindeki tüm envanter kayıtları yukarıdaki bilgiler dahilinde listelenir.
Kayıt Saklama işleminde dikkat edilmesi gereken noktalar:
- Kayıt Saklama Bilgileri içerisinde "Veri Al" ya da "Tüm Verileri Al" seçeneği ile değerler listelendikten sonra Başlangıç ve Bitiş Tarihleri değiştirilmek istendiğinde program kullanıcıyı "Veri Alma İşlemleri ve Dosya Oluşturma İşlemleri Geri Alınacaktır" mesajı ile uyarır. Mesaja "Tamam" denildiğinde veriler silinir.
- Kayıt Saklama Bilgileri içerisinde "Veri Al" ya da "Tüm Verileri Al" seçeneği ile değerler listelendikten sonra "Kaydet" yapılıp tekrar değiştirildiğinde tarih alanları değiştirilemez.
- Kayıt Saklama Bilgileri içerisinde "Veri Al" ya da "Tüm Verileri Al" seçeneği ile değerler listelendikten sonra "Excel Oluştur" seçeneği kullanıldığında program kullanıcıyı "Excel Dosyası Oluşturuldu" mesajı ile uyarır.
- Kayıt Saklama Bilgileri içerisinde "Veri Al" ya da "Tüm Verileri Al" seçeneği ile değerler listelendikten sonra "Excel Oluştur" seçeneği kullanıldığında oluşacak klasör (muhasebe parametrelerindeki "kayıt saklama kataloğu" belirtilen yerde) kayıt saklama başlangıç ve bitiş tarih değeri ile oluşacaktır.
- Kayıt Saklama Bilgileri içerisinde "Veri Al" ya da "Tüm Verileri Al" seçeneği kullanılmadan Excel dosyası oluşturulmak istendiğinde program kullanıcıyı "Dosya oluşturmak için önce Veri Al işlemini gerçekleştirmelisiniz" mesajı ile uyarır.
