e-Arşiv Faturası Nedir? e-Arşiv
Nasıl Kullanılır ve Özellikleri Nelerdir? sorularını cevaplayacağız bu
yazımızda. E-arşivin tam olarak ne
olduğunu ve nasıl kullanıldığını, hangi işletmelerin e-arşiv faturası
kullanması gerektiğini cevaplayacağız. E-arşiv uygulamasından son haberleri bir
araya getirdik.
e-Arşiv Faturası Nedir?
433 Seri No’lu Vergi Usul
Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv Uygulaması, Gelir İdaresi
Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik
ortamda oluşturulmasıdır. Elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve
raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv uygulaması, e-Fatura kapsamında
olan ya da olmayan işletmelere ve nihai tüketicilere e-Fatura düzenlenmesini,
faturanın ikinci nüshasının elektronik olarak korunmasını ve ibraz edilmesini
sağlıyor.
Mevzuata uyumluluk
e-Arşiv uygulamasıyla
faturalar, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan
şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenleniyor ve ikinci nüshalar da
elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebiliyor.
Yasal zorunluluk
İnternet üzerinden mal ve
hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5
milyon lira ve üzerinde olan mükelleflerin yasa gereği e-Arşiv uygulamasına
geçmesi gerekiyor.
Daha yüksek hız, daha düşük maliyet
e-Arşiv uygulamasından
yararlanan işletmeler iş süreçlerinde hız ve verimlilik artışı elde ediyor.
Ayrıca kağıt faturaların basımı, hazırlanması, dağıtımı ve arşivlenmesi gibi
işlemlerden kaynaklanan maliyetler de ortadan kalkıyor.
e-Fatura ile E-arşiv Faturasının
Farkları Nelerdir?
Genelde e-Fatura ile de
karıştırılabilen e-Arşiv, aslında hem e-Fatura hem de e-Arşiv faturalama
sistemine ait iki fatura türünü temsil eder. E-Fatura GİB tarafında iki
firmanın da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda bir birine gönderebildiği
fatura türüdür. E-Fatura belli bir ciroya sahip firmaların geçme zorunluluğu
olan fatura türüyken, e-arşiv ise e-fatura kullanan firmaların gönüllülük
esasına göre kesebileceği fatura türüdür.
e-Arşiv Faturasını Kimler Kullanmalıdır?
e-Arşiv faturası
uygulamasından faydalanmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura
uygulamasına kayıt olmaları gerektiğini hatırlatalım. Aynı zamanda, Gelir
İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura’ya kayıtlı şirketleri ilgilendiren taslak
tebliğine göre e-Fatura’ya kayıtlı olan mükellefler, 01 Ocak 2019 tarihine
kadar e-Arşiv Fatura sistemine geçmek zorundadır. Böylece, Taslak tebliğe göre
brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan tüm şirketlerin e-Fatura ve
e-Arşiv Fatura’ya geçmeleri zorunlu hale gelecek. Aynı günde aynı kişi veya
kurumlara düzenlenen, toplam tutarı 50 bin TL ve üzerinde olan faturalar da
e-Arşiv Fatura olarak düzenlenecek.
e-Arşiv Faturası Nasıl Kullanılır?
Bilindiği üzere, e-Fatura
kullanan işletmeler karşılıklı olarak birbirlerine kestikleri faturalardır.
Kullanmış oldukları özel entegratör firmalara ait uygulamalar aracılığı ile
görüntülenmekte ya da GİB portal aracılığı ile ilgili faturalara
ulaşılabilmektedirler. e-Arşiv fatura ise kullanılan ERP programı içinde
tanımlı olan cari kart içindeki e-mail adresine gitmektedir, yani kullanıcılar
e-Arşiv faturalarını Go 3, Tiger 3 programları üzerinden düzenler, fatura
connect sistemine düşer, kullanıcı faturayı buradan gönderdiği zaman fatura işletmelerin
e-mailene gider.
Özellikler
Hızlı uygulama ve güvenli kullanım
e-Arşiv uygulaması, fatura
süreçlerine hız kazandırmanın yanı sıra, elektronik ortamda düzenlenmiş ve
arşivlenmiş faturalara da kolayca ulaşma imkanı veriyor.
Kolay entegrasyon
e-Arşiv uygulaması,
işletmelerde kullanılmakta olan diğer yazılımlar, ERP sistemleri ve işletmenin
genel iş süreçlerine kolayca entegre edilebiliyor.
Otomatik e-posta/SMS hizmeti
e-Arşiv ile hazırlanan
faturalar, e-posta ya da SMS yoluyla alıcılara kolayca ve hızla
gönderilebiliyor. Bu sayede fatura gönderim maliyetleri önemli ölçüde düşerken,
faturaların gönderim sırasında kaybolması da engellenmiş olmuyor.
Kolay sorgulama
e-Arşiv, elektronik ortamda
kesilmiş ve arşivlenmiş faturalara kolayca ulaşarak geriye dönük sorgulama
yapma imkanı veriyor.
Ödeme kaydedici cihaz maliyetinden tasarruf
Tüm satışlarında e-Arşiv çözümünü kullanan işletmeler, ödeme kaydedici
cihaz (ÖKC) kullanma zorunluluğundan kurtularak maliyet avantajı elde ediyor.
